Die Regeln der Werkkostenregelung (WKR)

Seit dem 1. Januar 2015 sind Arbeitgeber in Nederland verpflichtet, gemäß der WKR (Werkkostenregelung) einen Beitrag zu leisten. In der Praxis erweist sich die Regelung manchmal als ziemlich kompliziert: Was wird nun tatsächlich darunter gefasst und was nicht? Wie sieht es zum Beispiel mit Fahrtkosten, Kursen und Betriebsfeiern aus? In diesem Artikel gehen wir die geltenden Regeln noch einmal ausführlich mit dir durch.

Was beinhaltet die Regelung?

Ein Arbeitgeber zahlt einem Arbeitnehmer natürlich Lohn für seine Arbeit. Allerdings werden nicht alle Vergütungen, Leistungen und Sachzuwendungen für einen Arbeitnehmer besteuert. Die Werkkostenregelung (WKR) dient dazu, maximal 1,7% der steuerlichen Lohnsumme bis einschließlich €400.00 plus 1,18% des verbleibenden Teils der Lohnsumme für steuerfreie Vergütungen aufzuwenden. Dies wird als freier Spielraum bezeichnet, und dafür musst du keine Lohnsteuer zahlen. Alles, was darüber hinausgeht, wird mit einer Endabgabe von 80% besteuert. Die Vergütung kann auf fünf Arten betrachtet werden:

• Intermediäre Kosten
• Gezielte Steuerbefreiung
• Nullbewertung
• Kosten innerhalb des freien Spielraums
• Kosten außerhalb des freien Spielraums

Die Vergütung fällt unter intermediäre Kosten

Hierzu zählen unter anderem Geschäftsessen, die von einem Arbeitnehmer bezahlt werden, sowie Kundengeschenke und Parkkosten, die vom Arbeitnehmer vorgestreckt werden. Achtung: Die WKR gilt nicht, wenn ein Arbeitnehmer etwas vorstreckt, das er selbst für seine Arbeit nutzt.

Die Vergütung fällt unter eine gezielte Steuerbefreiung

Die niederländische Steuerbehörde befreit bestimmte Vergütungen. Sie sind steuerfrei und gehen nicht zulasten des freien Spielraums. Dazu gehören unter anderem:

• Kosten für den Arbeitsweg (maximal €0,19 pro Kilometer)
• Kurse und Ausbildungen
• Abendessen bei Abend- und Einkaufstagen sowie Überstunden
• Vergütung für die Beantragung einer VOG (Bescheinigung über das Verhalten)
• Kosten für Arbeitnehmer, die vorübergehend im Ausland arbeiten

Die Vergütung wird als Nullbewertung angesehen

Dies betrifft Einrichtungen am Arbeitsplatz, wie das Anbieten von Kaffee oder Cup-a-Soup. Dafür zahlst du keine Steuern, und es geht ebenfalls nicht zulasten des freien Spielraums. Im Folgenden findest du weitere Dinge, die als Nullbewertung gelten.

Arbeitsplatzausstattung
Hierbei geht es um Standardausstattung, die am Arbeitsplatz benötigt wird. Dazu gehören beispielsweise ein fester Computer, ein Schreibtisch, ein Kopiergerät und Schreibwaren.

Ausrüstung
Dazu gehören unter anderem Tablets und Laptops. Voraussetzung ist jedoch, dass sie zu mindestens 90% geschäftlich genutzt werden.

Verpflegung
Diese darf nicht Teil einer vollständigen Mahlzeit sein. Dazu gehören Kaffee und Tee, Kekse, Obst und Cup-a-Soup.

Arbeitskleidung
Hierbei geht es um Arbeitskleidung und Uniformen mit Firmenlogo, die ausschließlich während der Arbeit getragen werden.

Smartphones
Wenn Smartphones zu mindestens 10% geschäftlich genutzt werden, können sie als Nullbewertung berücksichtigt werden.

Arbeitsschutzausstattung
Hierbei geht es um Arbeitsschutzausstattung, die gemäß dem Arbeitsschutzgesetz (teilweise) am Arbeitsplatz verwendet werden muss.

Betriebsfitness
Voraussetzung ist, dass die Fitness am Arbeitsplatz stattfindet. Ein Sportabo in einem nahegelegenen Fitnessstudio fällt unter den freien Spielraum.

Unterkunft
Unterkunft oder Einwohnen fällt unter die Nullbewertung, solange ein Arbeitnehmer nicht offiziell am Arbeitsplatz wohnt.

Die Vergütung fällt in den freien Spielraum

Fällt die Vergütung in keine der genannten Kategorien? Dann handelt es sich um eine Vergütung zulasten des Pauschalbetrags. Dazu gehören unter anderem Weihnachtspakete, Betriebsausflüge, Betriebsfeiern und Barauszahlungen für Mahlzeiten. Dafür müssen in der Regel (teilweise) Steuern gezahlt werden. Eine Steuerbefreiung ist möglich, wenn die Vergütung in den freien Spielraum fällt.

Die Vergütung fällt außerhalb des freien Spielraums

Alle Vergütungen, die den freien Spielraum überschreiten, werden mit einer Endabgabe von 80% besteuert. Diese darf nicht auf Arbeitnehmer abgewälzt werden. Du kannst diese Endabgabe spätestens mit der Steuererklärung für den zweiten Erklärungszeitraum des folgenden Kalenderjahres angeben.

Update zu den Corona-Maßnahmen

Im Zusammenhang mit der Corona-Krise hat die Regierung eine einmalige Änderung der Werkkostenregelung vorgenommen. Im Jahr 2020 geht es nicht um 1,7%, sondern um 3% für die ersten €400.000 der Lohnsumme. So kann Arbeitnehmern eine Unterstützung gewährt oder eine kleine Aufmerksamkeit angeboten werden, zum Beispiel ein Blumenstrauß.

Zusätzliche Vergütung möglich
Eine Untersuchung des Nibud zeigt, dass Arbeitnehmer, die fünf Tage pro Woche arbeiten, durch das Arbeiten von zu Hause durchschnittlich €43,30 pro Monat an zusätzlichen Kosten haben. Dazu gehören Dinge wie Kaffee und Tee, Toilettenpapier, zusätzlicher Verbrauch von Gas, Wasser und Strom sowie die Abschreibung von Büromöbeln. Der freie Spielraum der WKR ermöglicht es Arbeitgebern, diese Kosten steuerfrei zu vergüten.

Häufig gestellte Fragen

Wie sieht es mit Mahlzeiten aus?
Kleine Verpflegungen wie Kaffee, Tee, Kekse und Suppe am Arbeitsplatz fallen unter die Nullbewertung. Verpflegungen, die zum Verzehr zu Hause geschenkt werden, sind dagegen steuerpflichtig. Geschäftsessen und Mahlzeiten können in vielen Fällen steuerfrei vergütet werden.

Betriebsfeiern und die WKR
Im Allgemeinen gilt, dass Betriebsfeiern im eigenen Gebäude steuerfrei sind, während Feiern an externen Orten besteuert werden. Wir sprechen von einer gezielten Steuerbefreiung, wenn die Feier eher geschäftlichen als festlichen Charakter hat.

Angemessenheitsprüfung

Die Werkkostenregelung bietet viel Freiheit, und nicht jede Vergütung muss einzeln beurteilt werden. Es gilt die Angemessenheitsprüfung: Deine Vergütungen werden mit ähnlichen Situationen verglichen.

Werkkostenregelung und deine Verwaltung

Indem du deine Verwaltung ordnungsgemäß führst, verhinderst du, dass der freie Spielraum überschritten wird und du Nachzahlungen leisten musst.